Archivácia účtovných dokladov – podľa zákona, doba uchovávania

Pri vedení účtovníctva je jednou zo zákonných povinností každého podnikateľa, resp. účtovnej jednotky archivácia účtovných dokladov. Táto činnosť je upravená viacerými právnymi predpismi. Ako dlho trvá archivácia účtovných dokladov? Aké zákony sa ňou zaoberajú?

Cieľom archivácie dokumentov podľa zákona je zabezpečenie toho, aby mohli byť spätne preukázané, kontrolované a v prípade potreby aj overené.

Pri archivácií treba myslieť na to, ako má byť uchovávanie účtovných dokladov vykonávané, aké lehoty sa musia dodržať a v akej forme môže byť dokumentácia archivovaná.

Archivácia dokumentov podľa zákona

Povinnosť uchovávať účtovné doklady je upravená najmä zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. V zmysle tohto zákona je účtovná jednotka povinná zabezpečiť ochranu účtovných záznamov pred poškodením, zničením, odcudzením alebo stratou počas celej doby ich archivácie.

Archivácia musí byť vykonaná tak, aby bola počas nej možná identifikácia pôvodu účtovného záznamu, aby sa zachovala jeho čitateľnosť a aby sa neporušil jeho obsah.

Zákon ďalej vymedzuje, že účtovný záznam môže byť uchovávaný v listinnej alebo elektronickej podobe, pričom je rozhodujúce, aby nedošlo k zmene obsahu dokumentu.

Povinnosť uchovávania sa vzťahuje na účtovné doklady, ako sú napr.:

• faktúry,
• pokladničné doklady,
• účtovné knihy,
• výkazy,
• uzávierky.

Podľa zákona je účtovný záznam každý údaj, ktorý sa týka účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Doba archivácie dokumentov je tiež stanovená zákonom.

Doba archivácie dokumentov

Ako dlho trvá archivácia dokumentov podľa zákona? To je jedna z najčastejších otázok v praxi. Lehota na uchovávanie účtovných dokladov začína plynúť po skončení roku, ktorého sa účtovné dokumenty týkajú. Teda dokumenty pre rok 2025 sa uchovávajú do konca roka 2035.

Väčšina účtovných dokumentov sa musí uchovávať 10 rokov po skončení roku, ktorého sa dokumenty týkajú. Výnimky sú určené v zákone. Predpisy, ktoré sa zameriavajú aj na archiváciu dokumentov súvisiacich s účtovníctvom, sú súčasťou najmä týchto zákonov:

Zákon o účtovníctve

Účtovná dokumentácia musí byť uchovávaná v súlade so zákonom o účtovníctve počas presne stanovených lehôt, ktoré závisia od typu dokumentu. Doba archivácie dokumentov 10 rokov sa týka týchto dokumentov:

Doba archivácie je osobitne predpísaná pre správu s informáciami o dani z príjmov a správu o udržateľnosti, ktoré sa majú uchovávať 5 rokov po roku, ktorého sa týkajú.

Iné účtovné dokumenty sa archivujú podľa registratúrneho plánu účtovnej jednotky tak, aby nebol porušený zákon o účtovníctve a ďalšie predpisy.

Zákon o zdravotnom poistení a zákon o sociálnom poistení

Mzdové účtovné doklady majú význam z hľadiska účtovníctva aj pre účely zdravotného a sociálneho poistenia. Často ide o tie isté dokumenty, ktoré slúžia na preukazovanie zákonných povinností zamestnávateľa voči príslušným inštitúciám.

Zákon o zdravotnom poistení ukladá platiteľovi poistného (zamestnávateľ, SZČO, platiteľ poistného podľa § 11 ods. 2 tohto zákona) povinnosť viesť a uchovávať po dobu 10 rokov účtovné a iné doklady potrebné na správne určenie:

• vymeriavacieho základu,
• sadzby poistného,
• výšky poistného a jeho úhrady.

Pokiaľ ide o sociálne poistenie, zákonom nie je výslovne stanovená lehota uchovávania dokladov. Vychádza sa preto z premlčacej lehoty na predpísanie poistného, ktorá je podľa zákona o sociálnom poistení 10 rokov od jeho splatnosti.

Táto prax zabezpečuje možnosť spätne preveriť správnosť výpočtov, vymerania a platieb poistného a zároveň umožňuje zamestnávateľovi plniť si zákonné povinnosti aj v prípade dodatočnej kontroly.

Zákon o správe daní (daňový poriadok) a zákon o dani z pridanej hodnoty

Daňový poriadok stanovuje, že účtovné doklady týkajúce sa daní treba uchovávať po dobu, počas ktorej ich môže ešte skontrolovať daňový úrad. Táto doba sa nazýva prekluzívna lehota – po jej uplynutí už nie je možné vyrubiť daň ani vykonať daňovú kontrolu.

Štandardná prekluzívna lehota je 5 rokov. Počíta sa od konca roka, v ktorom:

• bolo treba zaplatiť daň bez nutnosti podania daňového priznania,
• začala platiť povinnosť podať daňové priznanie,
• vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

Ak počas tejto doby dôjde k úkonu zo strany daňového úradu (napr. začatie daňovej kontroly, doručenie protokolu), lehota sa obnovuje a začína plynúť znova od konca daného roka.

Maximálna doba, počas ktorej môže daňový úrad konať, je však 10 rokov od pôvodného začiatku lehoty.

Podľa zákona o dani z pridanej hodnoty (DPH) sa vyžaduje uchovávanie faktúr, ktoré sa zároveň považujú za účtovné doklady, počas 10 rokov po skončení kalendárneho roka, ktorého sa týkajú. Táto povinnosť sa vzťahuje na viaceré subjekty:

• Platitelia DPH – všetky vystavené a prijaté faktúry aj doklady k dovozu a vývozu. Faktúry za investičný majetok sa uchovávajú do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane.
• Zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH – kópie faktúr, ktoré vystavila alebo ktoré boli vystavené v jej mene, aj prijaté faktúry týkajúce sa tovarov a služieb, pri ktorých je povinná platiť daň.
• Právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou – prijaté faktúry týkajúce sa tovarov a služieb, pri ktorých je povinná platiť daň.
• Každý, kto predá alebo kúpi nové auto do/z členského štátu EÚ – faktúru o kúpe alebo predaji auta.

Tieto pravidlá majú zabezpečiť riadne preukazovanie daňových povinností a dodržiavanie daňovej legislatívy v rámci Slovenskej republiky aj v rámci Európskej únie.

Ostatné predpisy

Na archiváciu dokumentov, ktoré sa týkajú účtovníctva, sa vzťahuje viacero predpisov. Podnikatelia a ďalšie osoby zaoberajúce sa účtovníctvom by sa mali v týchto predpisoch vyznať. Okrem spomenutých zákonov môžu byť dôležité napr. tieto predpisy:

PREDPIS	ÚLOHA PRI ARCHIVÁCII DOKLADOV
Zákon č. 395/2002 Z. z. (zákon o archívoch a registratúrach)	Upravuje pravidlá na riadne uchovávanie registratúrnych záznamov – ako ich evidovať, archivovať a sprístupňovať v súlade s archívnym poriadkom.
Vyhláška č. 628/2002 Z. z. (vykonáva niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach)	Obsahuje pravidlá o hodnotení záznamov, vyraďovaní registratúrnych záznamov, preberaní archívnych dokumentov do archívu, ochrane archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, evidencii archívneho dedičstva SR a prístup k archívnym dokumentom.
Zákon č. 289/2008 Z. z. (zákon o používaní elektronickej registračnej pokladnice)	Okrem iného zaväzuje podnikateľov zabezpečiť uchovávanie obsahu dátových médií, fiskálnej pamäte a chráneného dátového úložiska e-pokladníc a uchovávať ich po dobu platnosti práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane.
Zákon č. 525/2011 Z. z. (Výnos o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry)	Rieši technické normy pre evidenciu, export, zničenie a ďalšie úkony spojené s elektronickými registratúrnymi záznamami v dokumentačných systémoch.

V prípade nejasností či problémov s uchovávaním dokladov je dobré obrátiť sa na odborníka, ktorý pomôže zorientovať sa v tom, na čo je nutné pri účtovníctve myslieť.

Archivácia účtovných dokladov v elektronickej podobe

V súvislosti s technologickým pokrokom zákon povoľuje elektronickú archiváciu účtovných dokladov. Podľa zákona o účtovníctve môže byť účtovný záznam okrem iného aj elektronický účtovný záznam. V tomto prípade ide o:

• záznam vyhotovený v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte
• záznam zaslaný elektronicky (napr. ako príloha elektronickej pošty)
• záznam v elektronickom formáte určený na interné účely účtovnej jednotky

Elektronická archivácia dokumentov sa považuje za rovnocennú s listinnou formou, ak sú zabezpečené všetky náležitosti vyžadované zákonom.

Účtovná jednotka musí aj pri elektronickej archivácii dokumentov zabezpečiť vierohodnosť pôvodu dokumentov, zachovanie ich čitateľnosti a neporušenosť ich obsahu.

Týmto spôsobom archivácie je možné znížiť náklady na tlač, skladovanie a manipuláciu s papierovými dokumentmi.

Ochrana účtovnej dokumentácie

Pri archivácii účtovných dokladov musí byť zabezpečená dostupnosť aj ochrana pred neoprávnenou manipuláciou.

V praxi býva zvyčajne uplatňovaná ochrana fyzických dokumentov pomocou zabezpečených archívnych priestorov, skriniek či zakladačov, ktoré nie sú voľne prístupné verejnosti ani nepovolaným osobám.

Účtovná dokumentácia musí byť chránená pred poškodením, zničením, stratou aj odcudzením.

V prípade elektronickej formy je dôležité pravidelné zálohovanie dát a využívanie dôveryhodných cloudových úložísk alebo vlastných serverov. Odporúča sa pravidelne overovať čitateľnosť a obsah uložených údajov, a to najmä pri dlhodobej archivácii.

Využité technické prostriedky, programové vybavenie a nosiče informácií musia byť chránené pred poškodením, zničením, stratou, odcudzením, zneužitím, neoprávneným prístupom a neoprávneným zásahom.

Účtovnú dokumentáciu je nutné uchovávať v súlade so zákonmi, aby bola počas celej doby archivácie chránená, nepoškodená a vždy prístupná.

Skartácia účtovných dokladov

Účtovná jednotka môže skartovať účtovné doklady po uplynutí doby povinného uchovávania aj po transformácii účtovných dokladov z listinnej do elektronickej podoby.

Účtovná jednotka môže po prevedení účtovných dokladov do elektronickej podoby papierové doklady skartovať, a to za predpokladu, že dodrží zákonné podmienky transformácie podľa § 33 zákona o účtovníctve.

Ak je nutné podľa iných osobitných predpisov uchovávať listinnú formu účtovného dokladu, účtovná jednotka je povinná archivovať aj túto listinnú podobu daného dokumentu. Ide o niektoré dokumenty, ktoré sa využívajú na iné účely okrem účtovníctva, napr.:

• dokumenty na právne účely,
• doklady potrebné na uplatnenie záruk či reklamácií,
• mzdové doklady pre účely dôchodkového zabezpečenia zamestnancov.

Uchovávanie účtovných dokladov je významnou súčasťou zodpovedného podnikania a správneho účtovania. Účtovné jednotky majú zákonnú povinnosť zabezpečiť nielen dostupnosť a čitateľnosť dokumentácie počas stanovených lehôt, no aj jej ochranu a integritu.

Odporúčané organizačné opatrenia

Aby bola archivácia účtovných dokladov vykonávaná efektívne a v súlade s právnymi predpismi, odporúča sa zaviesť interné pravidlá alebo smernice týkajúce sa:

• spôsobu evidencie účtovných dokladov (číslovanie, označovanie, kategorizácia),
• určovania zodpovedných osôb za uchovávanie a správu dokumentácie,
• spôsobu prechodu z papierovej formy do elektronickej (skenovanie, digitalizácia, elektronický podpis),
• pravidelného prehodnocovania obsahu archívu a plánovania skartácie.

Tieto opatrenia prispejú k zvýšeniu transparentnosti účtovných procesov a k zabezpečeniu súladu s legislatívou, najmä v prípade daňovej kontroly.

Využitím elektronických nástrojov a dôsledným dodržiavaním interných pravidiel môže byť zabezpečená efektívna a bezpečná archivácia dokladov, pričom sa účtovná jednotka vyhne zbytočným chybám, stratám alebo sankciám zo strany kontrolných orgánov.

Použitie moderných nástrojov, ako je elektronická archivácia účtovných dokladov, umožňuje optimalizáciu nákladov. Zodpovedný prístup k archivácii teda chráni účtovnú jednotku aj jej partnerov, zamestnancov a verejné inštitúcie.