Úradný list –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ návod na písanie, vzor

V dnešnej dobe elektronickej komunikácie a sociálnych médií môže písanie úradných listov pôsobiť ako zbytočné a zastarané umenie. Avšak úradné listy sú stále dôležitou súčasťou obchodného sveta, školstva či správy verejných vecí. Ako napísať formálny list určený pre úrady?

Bez ohľadu na to, či človek potrebuje napísať žiadosť o zamestnanie, motivačný list alebo sprievodný list k obchodnému dokumentu, môže využiť praktické rady a vzory, ktoré mu pomôžu zhotoviť úradný dokument.

Tipy, ktoré sa tu človek dozvie, mu pomôžu pochopiť, aký štýl a obsah je dobré zvoliť pri písaní formálneho listu a ako sa vyhnúť bežným chybám.

Ako napísať list –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ od vytvorenia po odoslanie

Vďaka písaným listom si ľudia predávajú informácie od nepamäti. Ešte aj dnes sa používajú v neformálnej a formálnej komunikácii. Ak človek potrebuje jeden napísať, je dôležité, aby vedel, ako na to.

Tu je všeobecný návod, ako napísať list s rôznym obsahom a rozličnou formálnou úpravou:

Krok postupu	Popis
Určenie cieľu	➡️ Pred písaním je dôležité, aby si odosielateľ ujasnil, čo chce svojím listom dosiahnuť. Mal by mať jasnú predstavu o tom, čo od adresáta očakáva.
Výber typu	➡️ Je dôležité vybrať si formu listu, ktorá najlepšie vyhovuje potrebám pisateľa – či už je to oficiálny úradný list, osobný neformálny list alebo iný špecifický formát.
Zaujímavý úvod	➡️ Úvod listu by mal okamžite prilákať pozornosť adresáta a jasne mu naznačiť, o čom bude list. Ak ide o oficiálny úradný list, v záhlaví treba hneď uvádzať identifikačné údaje, aby bolo jasné, kto je odosielateľom.
Jasný obsah listu	➡️ Obsah, resp. jadro listu je miestom hlavnej informácie. Je nutné sa vyjadriť konkrétne, stručne a zrozumiteľne. Pri oficiálnom úradnom liste je dôležité používať formálny a spisovný jazyk.
Stručný záver	➡️ Záver listu by mal zhrnúť hlavné myšlienky a jasne vysvetliť, čo odosielateľ očakáva od adresáta.
Kontrola pred odoslaním	➡️ Pred odoslaním listu je dobré si ho prečítať, aby sa človek uistil, že text neobsahuje chyby a že podané informácie sú jasne formulované.

V dnešnej dobe úradné a iné formálne listy dodržiavajú štandardy týkajúce sa štruktúry a obsahu, aby bola zabezpečená ich presnosť aj dôveryhodnosť.

Na druhej strane neformálne listy môžu byť voľnejšieho charakteru a prispôsobené konkrétnemu vzťahu a situácii.

To, ako sa píše list, je zručnosť, ktorá sa zdokonaľuje praxou. Ak si človek nie je istý, ako začať, môže nájsť vzory alebo požiadať o radu od niekoho, kto má skúsenosti.

Vzor formálneho listu – ako napísať úradný dokument?

Pri písaní úradného listu treba myslieť na istú formálnu úpravu. Dôležité je uviesť všetky informácie, ktoré má daný list obsahovať, a v neposlednom rade si treba dať pozor na spisovnú slovenčinu.

Odosielateľ by nemal pri písaní zabudnúť na tieto pravidlá:

✍🏽 Do záhlavia, resp. na začiatok listu sa píšu údaje odosielateľa a príjemcu.
✍🏽 Pred vlastným textom sa uvádza predmet úradného listu.
✍🏽 V jadre sa stručne a profesionálne vysvetľuje vec, pre ktorú odosielateľ píše.
✍🏽 Na záver sa zhrnú hlavné myšlienky či ďalšie kroky, ktoré odosielateľ očakáva.
✍🏽 Ďalej sa uvádza dátum a miesto vyhotovenia listu.
✍🏽 List končí pozdravom, menom a podpisom odosielateľa.

Formálny list môže mať túto podobu:

[Meno a priezvisko odosielateľa, adresa trvalého bydliska a kontakt odosielateľa]
________________________________________________________________



[Názov príjemcu]
[Ulica a číslo príjemcu]
[PSČ a mesto príjemcu]



Vec: [Predmet listu, napr. Žiadosť, Oznámenie]

Žiadam Vás o vyhotovenie a vydanie kópie rodného listu môjho dieťaťa [meno a priezvisko dieťaťa] narodeného [dátum narodenia dieťaťa] v [miesto narodenia dieťaťa]. Tento dokument potrebujem odovzdať svojmu zamestnávateľovi, aby som si mohol uplatniť daňový bonus.

Ďakujem Vám za kladné vybavenie mojej žiadosti.

V [mesto] dňa [dátum]

S pozdravom

[Meno a podpis odosielateľa]

Tento druh formálneho listu sa dá použiť v mnohých podobách. Sú to rôzne žiadosti, oznámenia a iné oficiálne dokumenty určené úradom či zamestnávateľovi.

Úradný list sa dá jednoducho napísať aj ručne, no dnes sa využívajú hlavne tlačené formy. Po vytlačení hotového formálneho listu ho odosielateľ iba vlastnoručne podpíše.

Vzor úradného listu vo Worde

Vzory úradných listov vo formáte .DOCX, čiže písané vo Worde či podobnom textovom editore, je možné stiahnuť na rôznych webových portáloch, napr. na stránke tlaciva-online.sk alebo akopisat.sk.

Človek si môže v textovom editore vytvoriť aj vlastný dokument. Zvládne ho napísať rýchlo a jednoducho sám. Prácu si môže uľahčiť pripraveným vzorom, ktorý poslúži ako kostra listu. Pod náhľadom súboru si môžu záujemci stiahnuť dokument na úpravu:

TLAČIVO NA STIAHNUTIE > Vzor úradného listu na úpravu v počítači 📩

Ide o vzor na stiahnutie do počítača a úpravu. Každý si ho môže prispôsobiť podľa seba a vytlačiť. Všetky zátvorky a ich text treba vymeniť za vlastné informácie.

Vždy je dobré si text po sebe prečítať, aby neobsahoval zbytočné chyby. Po vytlačení stačí list podpísať a odovzdať.

Formálny list –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ pravidlá, použitie a výhody

Úradný alebo formálny list je typ listu, ktorý sa používa v oficiálnych a obchodných vzťahoch na komunikáciu medzi rôznymi inštitúciami a fyzickými osobami.

Písanie týchto listov má špecifické pravidlá, ktoré zabezpečujú ich formálnosť a štruktúru:

• formálna úprava listu –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ úradný list musí mať jasnú a prehľadnú štruktúru, ktorá zahŕňa záhlavie, úvod, jadro, záver, podpis
• jazyková forma –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ formálne listy sa píšu v gramaticky správnej a štylisticky neutrálnej forme, aby zachovali vážnosť a dôstojnosť komunikácie
• obsah listu –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ musí byť jasný, stručný a výstižný, čo zaručí jeho zrozumiteľnosť a efektívnosť

Úradné listy majú široké použitie vrátane:

• žiadosť o poskytnutie informácie alebo služby –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ používa sa v prípade žiadania o informácie či služby od rôznych inštitúcií
• oznámenie o zmene –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ sú to rozličné oznámenia týkajúce sa zmeny adries, pracovných pozícií a ďalších dôležitých informácií
• reklamačná sťažnosť –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ môžu to byť sťažnosti na nedostatočnú službu, produkt alebo iný problém
• príkaz a výzva –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ slúži na vydanie príkazu alebo výzvy v rôznych právnych a obchodných vzťahoch

V dnešnej dobe sa často uprednostňuje elektronická komunikácia, ktorá rýchlo prechádza aj do oficiálnej komunikácie. V rámci nej sa veľakrát vytráca forma, ktorú majú písané listy. Tu je porovnanie písaných dokumentov a elektronickej komunikácie:

Aspekt	✉️ Písaný list	📧 E-mail
Forma	➡️ Má jasnú a prehľadnú štruktúru.	➡️ Často nedbá na formálne pravidlá. Máva rôznu štruktúru.
Jazyková forma	➡️ Používa spisovný jazyk a neutrálne vyjadrenia.	➡️ Používa spisovný jazyk a neutrálne vyjadrenia, čo sa tu však častejšie porušuje.
Obsah	➡️ Obsahuje mnoho identifikačných údajov. Text je jasný, stručný a výstižný.	➡️ Väčšinou neobsahuje mnoho identifikačných údajov. Text býva rôzny v závislosti od autora.

Je veľa oficiálnych dokumentov, ktoré si zachovávajú svoju formu a jazyk aj v elektronickej podobe. Sú rovnaké ako písané listy, no neposielajú sa v papierovej forme. Vďaka tomu sa zefektívňuje komunikácia v mnohých oblastiach.

Ako napísať list osobného charakteru?

Osobný list má inú podobu ako oficiálny formálny list. Autor má v tomto prípade voľnejšiu ruku a nemusí myslieť na mnoho rôznych pravidiel. Avšak do veľkej miery to závisí od toho, kto je príjemcom. Pri písaní môže pomôcť tento stručný návod:

✍🏽 Na začiatku sa uvádza oslovenie príjemcu (napr. Milá Eva, Drahý Adam).
✍🏽 V úvode autor uvedie, prečo list píše (napr. ospravedlnenie, gratulácia).
✍🏽 Do jadra listu odosielateľ rozpíše svoje myšlienky.
✍🏽 Záver zhŕňa hlavné body, príp. vyjadruje nádej na stretnutie a pod.

Tu je príklad krátkeho dokumentu, ktorý reprezentuje formu, akú môže mať osobný list:

Drahý [Meno príjemcu],

rada by som sa Ti ospravedlnila za moju neprítomnosť na Tvojej oslave. Spätne ma ešte viac mrzí, že som som neprišla. Ďakujem, že si ma pozval. Pozvanie si veľmi vážim a dúfam, že Tvoja oslava bola úžasná.

Na oslave som nebola prítomná, pretože som bola vyčerpaná po náročnom pracovnom dni a nechcela som tam kaziť atmosféru. Dúfam, že sa budeme môcť čoskoro stretnúť, aby sme Tvoje jubileum dodatočne oslávili spolu.

Ešte raz sa ospravedlňujem, že som nedorazila, a teším sa na to, že sa čoskoro uvidíme.

S láskou

[Meno odosielateľa]

Tento vzor môže slúžiť ako predloha pri písaní osobného listu. Treba prispôsobiť obsah podľa konkrétnych ľudí, situácie a vzťahu, ktorý má odosielateľ s adresátom. Okrem toho by mal autor myslieť na to, že niektoré zámená sa píšu s veľkým počiatočným písmenom.

Vzor ďakovného listu

Ďakovný list je špeciálnym druhom písomnej komunikácie, ktorým sa vyjadruje vďaka a uznanie voči niekomu, kto poskytol svoj čas, pomoc či podporu.

Môže byť použitý v osobných aj profesionálnych situáciách na vyzdvihnutie pozitívneho prínosu druhej strany. Pri neformálnych príležitostiach sa môžu použiť aj pohľadnice.

Ďakovný list má niekoľko výhod. Sú to napr. tieto:

• je to prejav slušnosti a vďačnosti
• pomáha udržať si dobré vzťahy s ľuďmi, ktorí pomohli
• môže pomôcť získať pomoc v budúcnosti

Ďakovné listy majú rôznu formu, ktorú si môže autor prispôsobiť. Štruktúra sa podobá osobnému listu, no nie sú vylúčené ani iné prevedenia. Tu je príklad ďakovného listu:

Vážená pani [Meno príjemcu],

dovoľte mi, aby som Vám vyjadril úprimnú vďaku za Vašu pomoc pri organizácii nášho plesu. Váš príspevok bol pre nás veľmi cenný a pomohol nám uskutočniť túto tradičnú akciu v najlepšom možnom svetle.

Zároveň si veľmi vážime aj Váš čas a úsilie, ktoré ste venovali propagácii plesu. Vďaka Vám si ho mohlo užiť ešte viac ľudí než zvyčajne, čo nám pomôže aj v budúcnosti.

V mene celého organizačného tímu Vám ešte raz ďakujem. Váš prínos pre našu akciu bol neoceniteľný. Verím, že naša spolupráca bude aj naďalej pokračovať.

S pozdravom

[Meno odosielateľa]

Ďakovný list nemá jasne stanovenú štruktúru. Niekedy má vzhľad podobný diplomu, ktorý býva rôzne zdobený. Autor má v tomto prípade mnoho možností.

Písanie pozývacieho listu

Pozývací list je konkrétny typ pozvánky, ktorý má formálnu podobu. Slúži na oficiálne pozvanie ľudí na udalosť a informovanie o mieste, čase, programe a iných podrobnostiach.

Aj keď neexistuje presne predpísaná norma pre úpravu pozvánky, existujú zásady, ktoré by mali byť dodržané. Toto sú dôležité časti pozývacieho listu:

Časť	Obsah
Záhlavie	➡️ Obsahuje meno, kontakt a adresu odosielateľa.
Predmet/názov listu	➡️ Predstavuje jednoduché označenie, že ide o pozvánku.
Pozvanie	➡️ Autor stručne napíše oslovenie a pozvanie na danú udalosť.
Dátum a čas	➡️ Uvádza sa dátum a čas začiatku podujatia.
Miesto	➡️ Píše sa presne miesto, kde sa podujatie uskutoční.
Program	➡️ Popisuje hlavné body programu a ciele udalosti vrátane orientačného času.
Predpokladaný koniec	➡️ Uvádza sa odhadovaný čas ukončenia podujatia.
Ďalšie informácie	➡️ Pozvánka môže v závere obsahovať podrobnosti, ktoré sa udalosti týkajú, napr. podmienky účasti.
Miesto a dátum vyhotovenia pozvánky	➡️ Na konci alebo na začiatku sa píše miesto a dátum vytvorenia pozvánky.
Podpis	➡️ Podpis, príp. pečiatka osoby, ktorá je zodpovedná za vedenie či organizáciu podujatia.

Oficiálny pozývací list sa nepíše a nezdobí ako bežná pozvánka na narodeninovú oslavu. Autor tohto dokumentu musí dodržať istú formu.

Vzor sprievodného listu

Sprievodný list je písomnou formou komunikácie, ktorá má jasne definovaný účel. Jeho názov naznačuje, že sprevádza iný dokument a poskytuje vysvetlenie, prečo odosielateľ dané dokumenty posiela.

Obsah sprievodného listu je dôležitý a má rôznu formu. Je písaný v tlačenej alebo elektronickej podobe, a to v závislosti od situácie a možností.

Vzhľadom na to, že sprievodný list sa využíva najmä v súvislosti s reakciou na pracovnú ponuku, má tento dokument najčastejšie tieto podoby:

• formálny list – písaný dokument, ktorý sa odovzdáva elektronicky alebo v tlačenej forme; obsahuje viac údajov a častí
• e–mail – ako sprievodný list môže slúžiť aj text e-mailu, ktorý uchádzač posiela so svojím životopisom, motivačným listom a ďalšími prílohami

Sprievodný list má teda dôležitú úlohu vo formálnej komunikácii, pretože informuje adresáta o tom, prečo ho odosielateľ kontaktoval.

Tu je vzor sprievodného listu, ktorý je vyhotovený ako formálny list:

[Meno a priezvisko odosielateľa, adresa trvalého bydliska a kontakt odosielateľa]
________________________________________________________________



[Názov príjemcu]
[Ulica a číslo príjemcu]
[PSČ a mesto príjemcu]



Vec: Sprievodný list

Dovoľte mi, aby som sa uchádzal o pozíciu [názov pozície], ktorú ste inzerovali na Vašej webovej stránke.

Som [meno] a mám [počet] rokov. V súčasnosti pracujem ako [názov súčasnej pozície] v spoločnosti [názov spoločnosti]. V tejto pozícii mám na starosti [zoznam úloh a zodpovedností].

Mám [počet] rokov praxe v oblasti [odvetvie]. V minulosti som pracoval ako [názov predchádzajúcej pozície] v spoločnosti [názov predchádzajúcej spoločnosti]. V tejto pozícii som mal na starosti [zoznam úloh a zodpovedností].

Som presvedčený, že moje kvalifikácie a skúsenosti sú relevantné pre danú pozíciu. Považujem sa za spoľahlivú a pracovitú osobu. Taktiež som dobrý tímový hráč a mám schopnosť rýchlo sa učiť nové veci.

V prílohe Vám zasielam svoj životopis, ktorý obsahuje ďalšie informácie o mojej kvalifikácii a skúsenostiach.

Ďakujem Vám za Váš čas a zváženie mojej žiadosti.

S pozdravom

[Meno odosielateľa]

E-mail má inú formu než oficiálny formálny list. Väčšinou stačí slušné oslovenie, jadro e–mailu, kde odosielateľ uvedie všetky myšlienky, a pozdrav s vlastným menom na konci. V tomto prípade sa všetky ďalšie dokumenty prikladajú ako elektronické prílohy.

Vzor obchodného listu

Obchodný list je formálnou písomnou komunikáciou medzi dvoma alebo viacerými obchodnými subjektmi – sú to firmy, organizácie či jednotlivci. Tento typ listu sa v obchodných vzťahoch používa na rôzne účely, pretože má široké využitie.

Podstata obchodného listu:

• objasňovanie obchodných transakcií
• formálne dohody
• žiadosti a sťažnosti
• prezentácia a propagácia

Obchodný list môže vyzerať napr. takto:

[Stručné pomenovanie listu]

[Názov odosielateľa]
[Adresa odosielateľa]
IČO: [IČO odosielateľa]
DIČ: [DIČ odosielateľa]
IČ DPH: [IČ DPH odosielateľa]
[Bankové údaje odosielateľa]

[Názov príjemcu]
[Adresa príjemcu]
IČO: [IČO príjemcu]
DIČ: [DIČ príjemcu]
IČ DPH: [IČ DPH príjemcu]

Radi by sme potvrdili vašu objednávku číslo [číslo objednávky], ktorá bola zaslaná dňa [dátum objednávky]. Týka sa nasledujúcich položiek:

– [Popis položky 1]: Množstvo: – Cena bez DPH: – DPH: – Cena celkom: –

– [Popis položky 2]: Množstvo: – Cena bez DPH: – DPH: – Cena celkom: –

– Cena spolu: – DPH: – Cena spolu s DPH: –

Tieto položky budú doručené najneskôr do [dátum doručenia]. Za spôsob platby ste si zvolili prevod na účet.

Ak by ste mali otázky, neváhajte nás kontaktovať na telefónnom čísle [telefónne číslo odosielateľa] alebo e-mailovej adrese [e-mailová adresa odosielateľa].

Ďakujeme za prejavený záujem a tešíme sa na ďalšie objednávky.

S pozdravom

[Meno odosielateľa]
[Odosielateľova pozícia v spoločnosti]

Úradné listy sú stále dôležitou súčasťou oficiálnych a obchodných komunikácií, aj keď ich pomaly nahrádzajú elektronické médiá.

Použitie formálnych listov je stále nevyhnutné v mnohých profesionálnych oblastiach, kde je potrebná formálna a spoľahlivá komunikácia.