Overenie podpisu – kde, načo, za koľko?

Inštitút overovania podpisov už dnes pozná každý. Len málokto však vie, aký je jeho účel. V praxi overenie podpisu znamená, že istá nezávislá osoba osvedči, že osoba, ktorá podpisuje, je skutočne podpisujúcou osobou. Prečo je vlastne potrebné ísť k notárovi, čo overenie podpisu zaručí a na čo slúži?

Ak sa hovorí o overení podpisu, len málokto vie, že okrem overenia podpisu existuje aj inštitút uznania podpisu za vlastný. Pred notárom, resp. jeho povereným zamestnancom, človek vyhlási, že v daný deň zmluvu alebo inú listinu podpísal. Notár túto skutočnosť osvedčí. Takýto podpis má „silu“ osvedčeného – overeného podpisu.

Overenie podpisu

Podpis je možné definovať ako osobný písaný znak, ktorým fyzická osoba potvrdzuje svoju identitu a úmysel. Tento znak jedinečne vyjadruje vôľu danej osoby s obsahom určitého dokumentu.

Overenie podpisu je činnosť, ktorú vykonáva príslušný orgán, na základe žiadosti a platby poplatku, za účelom potvrdenia pravosti podpisu fyzickej osoby na rôznych dokumentoch, ako napríklad zmluvách. Tento proces sa tiež nazýva legalizácia.

Ktorý podpis sa musí overiť, určuje spravidla zákon. V niektorých prípadoch zákon stanovuje, že určitý právny úkon musí byť v písomnej forme a musí sa overiť pravosť podpisu. Najčastejšie sa to týka dôležitých úkonov, kde by neplatnosť podpisu mohla spôsobiť právnu neistotu a problémy v praxi.

Často ide o dokumenty, ktoré sa predkladajú na registráciu, alebo pri vybavovaní na rôznych úradoch. V praxi je možné stretnúť sa aj s úradníkmi, ktorí povedia: „Podpis je potrebné nechať overiť u notára.“ Iné overenie neuznávajú, nepoznajú alebo nepovažujú za kategóriu overených podpisov. Ak sa v takomto prípade stretne neinformovaní úradník s neinformovaným klientom, klient bez slova pobeží k notárovi.

Kto môže overovať podpisy

Takmer každý bude niekedy potrebovať overiť podpis v rámci podpisovania zmluvy či inej listiny. Kto môže overovať podpisy?

Overovanie podpisov na listinách môže vykonávať:

1. okresný úrad a obec – podľa zákona č. 599/2001 Z. z. o osvedčovaní listín a podpisov na listinách okresnými úradmi a obcami
2. notár – podľa zákona č. 323/1992 Zb. o notároch a notárskej činnosti (Notársky poriadok)

Overovanie podpisu sa uskutočňuje na žiadosť osoby v príslušnej úradnej miestnosti na okresnom úrade alebo v obci (napríklad na mestskom úrade alebo v matrike) s možnosťou bezodkladného vybavenia.

Ak by požiadala fyzická osoba o osvedčenie podpisu, ktorá sa zo zdravotných dôvodov nedokáže dostať do úradnej miestnosti, je možné vykonať osvedčenie na inom vhodnom mieste (napríklad v mieste trvalého bydliska osoby).

Dôležité je, že osoba, ktorej podpis sa osvedčuje, musí byť pri overovaní vždy prítomná, t. j. nemôže ju podpísať iná osoba (napr. splnomocnenec). Čiže, táto osoba sa vlastnoručne podpisuje pred tým, kto môže overovať podpisy, alebo pred pracovníkom uznáva osvedčovaný podpis za vlastný. To znamená, že overenie podpisu možno vykonať dvoma spôsobmi:

1. osoba vlastnoručne podpíše listinu priamo pred pracovníkom obce
2. vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný (t. j. v prípade, že listina je už vopred podpísaná)

Je nutné byť osobou, ktorej podpis sa bude osvedčovať, a teda pracovníkovi je nutné preukázať svoju totožnosť pomocou občianskeho preukazu, pasu alebo povolenia na pobyt pre cudzinca. Okrem toho je potrebné predložiť aj listinu, na ktorej má byť podpis overený.

Overenie podpisu na pošte

Na pošte nie je možné uskutočniť overenie podpisu. Aj keď sa tu dajú získať niektoré štátne služby, ako napríklad výpis z registra trestov, výpis z obchodného registra alebo osvedčenie listinných dokumentov (úradne overená kópia dokumentu použiteľná na právne účely), overenie podpisu zatiaľ nie je možné.

Ak niekto potrebuje overeniu podpisu, na pošte mu nepomôžu. Musí vyhľadať notára alebo okresný úrad v danom meste.

Cena overenia podpisu u notára

Notár je zárukou nestrannosti a kvalitného výkonu právnickej profesie. Spisuje a vydáva verejné listiny, je nestranným arbitrom dohôd, ktoré sa pred ním uzatvárajú, právnym poradcom strán, garantom slušnosti a istoty zmluvných vzťahov.

Cena overenia jedného podpisu na listine u notára je 2,39 € bez sadzby DPH, t. j. 2,87 € s DPH.  Za vyššiu sumu notár často poskytne krajšie prostredie, lepšiu techniku a možno aj rýchlejšiu službu.

Podpisy neoverujú len notári, ale je možné si ho overiť aj na matrike (na mestskom či obecnom úrade). Výhodou overenia podpisu na matrike je nižšia cena v porovnaní s touto službou u notára. Na matrike si ľudia za overenie podpisu zaplatia len 2,00 € za jeden podpis.

Pre úplnosť je však potrebné uviesť, že overiť podpis môže aj advokát. Termín „overiť podpis“ v tomto prípade však používať nie je správne a výstižné. Advokát môže tzv. autorizovať zmluvu. Predmetom tejto zmluvy musí byť prevod nehnuteľností. Autorizovať podpisy na iných zmluvách advokáti nemôžu.

Nespornou výhodou overovania podpisu u advokáta je skutočnosť, že advokát preberá zodpovednosť za zistenie totožnosti účastníkov konania, má povinnosť informovať ich o právach a povinnostiach vyplývajúcich pre nich zo zmluvy.

Rovnako klientovi oznámi výšku svojho poistného krytia pre prípad spôsobenia škody. Koľko však stojí takáto autorizácia podpisov, však nie je známe. Závisí to od rozsahu služieb, ktoré advokát poskytne. Môžu zahŕňať služby od vypracovania zmluvy až po zápis v Katastri nehnuteľností. Ceny sú vždy dohodnuté od prípadu k prípadu.

Overenie splnomocnenia

Overenie splnomocnenia sa uskutočňuje u notára.

Bežne sa používa splnomocnenie, ktoré písomne dáva splnomocniteľ súhlas splnomocnencovi na vykonanie určitej záležitosti alebo rozhodnutia v jeho mene. Toto splnomocnenie obsahuje informácie o obidvoch stranách, ako aj o predmete a rozsahu splnomocnenia.

Spisuje sa najčastejšie pri zastupovaní, ako napríklad na úrade alebo pri preberaní zásielky. V takýchto prípadoch však ide o jednorazovú záležitosť.

Ak potrebuje splnomocniteľ, aby jeho splnomocnenie oprávňovalo splnomocnenca na zastupovanie vo všetkých prípadoch, udeľuje sa takzvaná generálna plná moc. Tá umožňuje zastúpenie v rôznych záležitostiach, ktoré sú však v generálnej plnej moci tiež obvykle uvedené príkladom. Generálne splnomocnenie je tak splnomocnením na všetky právne úkony.

Hlavným rozdielom medzi obmedzenou plnou mocou a generálnou je skutočnosť, že generálna plná moc nie je obvykle obmedzená časovo a vzťahuje sa na všetky právne úkony súvisiace s danou záležitosťou či inštitúciou.

Splnomocnenie musí obsahovať:

• meno a priezvisko, adresu trvalého pobytu, rodné číslo, resp. dátum narodenia osoby, ktorá splnomocnenie udeľuje
• meno a priezvisko, adresu trvalého pobytu, rodné číslo, resp. dátum narodenia splnomocnenej osoby
• predmet a rozsah splnomocnenia – na aké úkony sa splnomocnenie vzťahuje
• podpis splnomocniteľa, dátum a miesto vystaveného splnomocnenia; podpis splnomocnenca, dátum
• overovacia doložka o overení pravosti podpisu splnomocniteľa na splnomocnení (overenie podpisu v obci alebo u notára)

V oboch prípadoch – obyčajnej aj generálnej plnej moci – platí, že splnomocnenie musí mať notárske overenie.

Notár – Petržalka

Overenie podpisov zabezpečujú notári, napríklad na Notárskom úrade v Bratislave, v mestskej časti Petržalka.

Každý má slobodnú voľbu pri výbere notára, s výnimkou dedičských vecí. Notár môže odmietnuť vykonať akýkoľvek úkon iba v prípade, že je v rozpore s Ústavou, zákonom, ostatnými právnymi predpismi alebo v prípade, že klient nezaplatí primeraný preddavok na odmenu notára a na náklady za úkon.

Notár má konať ako nezainteresovaný, otvorený a čestný poradca svojich klientov. Žiadneho z nich nesmie zvýhodňovať ani diskriminovať vzhľadom na jeho rasu, pohlavie, vek, majetkové pomery, náboženské či politické presvedčenie.

V Petržalke pôsobí mnoho notárov, ktorí majú v náplni svojej práce aj overenie podpisov.

Notár – Ružinov

Rovnako ako vo všetkých častiach Bratislavy, aj v Ružinove sídli mnoho notárov. V Ružinove je na výber 20 notárov, ktorí poskytujú bežné služby spadajúce do ich právomoci. Medzi inými notár vydáva osvedčenia o správnosti odpisu alebo fotokópie listiny (vidimácia), o pravosti podpisu na listine (Iegalizácia), o tom, že bola predložená listina a kedy sa tak stalo.

Matrika – Bratislava

Aj keď väčšina z poplatkov na notárskom úrade sa na prvý pohľad nezdá príliš vysoká, musíme brať do úvahy, že pri potrebe overenia väčšieho množstva dokumentov a počas dlhšieho časového obdobia môžu náklady narásť na významnú sumu. Existuje však aj iná možnosť, ako úradne overiť podpis – na matrike.

Zväčša sa matrika nachádza na obecnom alebo mestskom úrade, inak tomu nie je ani v Bratislave. Výhodou overenia podpisu na matrike je nielen nižšia cena, ale aj to, že sa matriky nachádzajú v Bratislave na každom rohu. Úradné overenie podpisov je teda v konečnom dôsledku oveľa výhodnejšie práve na matrike.

Matrika – Skalica

Matrika v Skalici sídli na Mestskom úrade. Verejnosti je dostupná každý deň od pondelka do piatka. Matrika je štátna evidencia o osobnom stave fyzických osôb, ktoré sa narodili, uzavreli manželstvo alebo zomreli na území Slovenskej republiky, a štátnych občanov Slovenskej republiky, ktorí sa narodili, uzavreli manželstvo alebo zomreli v cudzine.

Rodné listy, úmrtné listy a sobášne listy si občania môžu vyžiadať na ktoromkoľvek matričnom úrade na Slovensku, vrátane matriky v Skalici.

Inštitút elektronického podpisu

Pre úplnosť je potrebné dodať, že existuje aj inštitút tzv. elektronického podpisu, resp. zaručeného elektronického podpisu. Elektronickým podpisom je napr. uvedenie mena v e-mailovej komunikácií. Aká je sila tohto podpisu je v právnickej verejnosti zatiaľ len diskutovaná téma.

Podľa jedného názoru podpis potvrdzuje totožnosť podpísanej osoby, podľa druhého názoru posielanie e-mailov nevykazuje dostatočné znaky ochrany identity konajúcej osoby aj napriek tomu, že spravidla sa musí zadať meno a heslo pri prihlásení sa do e-mailovej schránky.

Prax je však taká, že obvykle outlook má každý na svojom počítači nastavený tak, že meno a heslo pri každom otvorení pošty nezadáva. Konečné rozhodnutie v týchto prípadoch bude závisieť vždy na právnom posúdení súdu a dôkaznej pozícií strán.

Zaručený elektronický podpis naproti tomu má bez pochýb status osvedčenia podpisu konajúcej osoby, nakoľko požíva väčší stupeň ochrany. Kvalifikovaný elektronický podpis možno využiť pri zostavovaní elektronickej petície za referendum.

Zaručený elektronický podpis sa dnes používa pri komunikácií s niektorými úradmi a inštitúciami. Aj keď nespornou výhodou zaručeného elektronického podpisu je, že ho má človek vždy poruke a nemusí utekať na úrad, je potrebné sa zároveň technicky vyzbrojiť na jeho používanie.

Či už ide o prvotné vybavenie počítačom, prislúchajúcim softwarom, udržiavaním licencie v platnosti a platení poplatkov až po možné technické problémy pri zasielaní takto podpísaných dokumentov na úrad.